RAO
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      Gestion des admissions étape par étape

      Guide opérationnel pour la gestion des candidatures et l’admission des apprenants

      Check list du SAO

      • Réception du PT2 – notification par email
        • Copier coller la candidature PT2 dans un document Word
        • Sauvegarder ce document dans Egnyte / Programme / Année académique / Admission / Dossier au nom du participant
        • Télécharger toutes les annexes et les sauvegarder au même endroit
      • Prospection Dashboard :
        • Transfert de Lead-DB/PT1/IS vers PT2
        • Changement de statut (Drop-down box)
      • Fiche programme / Onglet Admission
        • Onglet « Admission » : encoder toutes les coordonnées du client
        • Adapter les colonnes liées à la facturation, à chaque étape de facturation
        • Les informations manquantes seront demandées dans un deuxième temps, lors de la validation écrite de la candidature
        • « Admission » 🡺 « Learners » : les ESS enverront un formulaire aux participants afin de compléter leurs coordonnées personnelles ainsi qu'un document relatif à la protection des données privées pendant leur trajet à SLL.
      • Hubspot : 
        • Contact :
          • Colonne de gauche :
            • Product interest
            • Product bought
            • Ready to invoice : Yes
          • Colonne de droite
          • Vérifier les points négociés avec le client
            • Dans les « emails »
            • Dans les « logged calls »
            • Dans les « notes »
        • Deal :
          • Changement de statut 
          • Adapter le prix en fonction de la négociation
          • Application admitted – en fonction de l’éligibilité estimée par RAO/SAD
          • Application validated – après validation DA et RAO
          • Financial comments – après réception du FF dans Stacker
          • PO number si communiqué
        • Devis / Quote : possibilité d’envoyer une offre pour l’employeur, dans le cas où un PO est envisagé par l’entreprise – Attention aux références communiquées dans ce PO
      • Egnyte :
        • Copier-coller le dossier de candidature PT2-Form dans un document Word
        • Download le CV et autres documents annexes du PT2-form
        • Sauvegarder dans le dossier correspondant au programme par année académique
        • Envoyer le dossier de candidature (Formulaire PT2 et CV) au DA
          • Long programme : 
              • Demander au DA de fixer un entretien ou rdv avec le candidat 
              • Attendre le feedback du DA avant de valider la candidature dans Hubspot
            • Short programme :
              • Demander au DA si candidature validée
      • Stacker :
        • Ajouter le participant dans Stacker : Add participant
        • Ajouter les « products », en fonction des réductions accordées au moment de la négociation ou de l’inscription
        • Créer le Financial Form
      • Validation de la candidature du candidat par écrit (email et documents officiels) – Après avoir reçu la validation écrite du DA
      • Emission de la facture dans Stacker :
          • Voir procédure "Stacker - Echelonnements - Rappel de paiement - Mise en demeure " par Hélène Lambillon
          • Attention au calendrier des échéances

      Entretiens Admission / Validation des candidatures

      Programmes concernés par un entretien de sélection avec le DA

      • SONT concernés par cette procédure (Niveau : Executive Masters)
        • EMBA/AMP – critères AMBA
        • AM’s
        • EMM
        • EPFPRE
      • NE SONT PAS concernés par cette procédure :
        • EPGR
        • ERM
        • PHILO
        • FnF-EN/FR
        • PPL
        • SUST-FUND
      • PROGRAMMES SATELITTES (HORS TUTELLE SLL-RAO) : EMCM, EMTM, MMISS, EMDMSS

      Validation critères d’éligibilité / Communication des disponibilités des DA

      1. Créneaux disponibles à communiquer aux participants via le lien Calendly des DA : Communication du lien Calendly des DA aux participants. Feedback échangés avec RAO.
      2. Pré-sélection : Une fois le PT2-form reçu, RAO analyse l’éligibilité du candidat par rapport aux critères d’admission avant de transmettre le dossier de candidature au DA. Le RAO envoie un email au candidat comprenant un lien vers l’agenda du DA (voir §1). 
      3. Durée de l’entretien suggérée : 30 à 45 minutes selon le programme et l'exigence de l'entretien
      4. Support d’évaluation : variable en fonction du programme et du DA
      5. Critères évalués lors de l’entretien : voir §4
        • Motivation à suivre notre programme si pas suffisamment développé dans le dossier de candidature (PT2-Form)
        • Vérifier les critères d’admission en fonction de la spécificité du programme 
          • Ex. EMBA maturité managériale, AMBT secteur biotech ou medtech, AMFM secteur financier, EMM expérience professionnelle significative en management
        • Relever les incohérences du CV
        • Identifier les besoins de bourses ou de financement (échéancier)
        • Ne pas revenir sur les points déjà abordés dans le dossier de candidature qui ne nécessitent pas de clarification. Par ex. une candidature bien construite, motivée, convaincante ne nécessite pas de remise en question sur l’éligibilité du candidat.
      6. Le DA passe l’interview en remplissant la fiche support de sélection (§4) et rend par écrit ses conclusions au RAO.
      7. Le RAO ne l’assiste pas, n’est pas un assistant technique pour lancer les sessions ou passer des slides ou prendre des notes au nom du DA.
      8. En cas de divergence d’opinion RAO-DA quant à l’éligibilité du candidat, AAD se réserve le droit de revoir la décision du RAO-DA en évaluant la possibilité d’un 2e entretien (+ RAO + candidat). La raison principale est dans un souci de rentabilité et de profitabilité du programme. Ex. : DA disqualifie le candidat et RAO estime que le candidat est éligible.

      Date de création : SST, 02/04/2025