L'objectif de cette procédure est d'accompagner les apprenants internationaux hors-UE dans l'obtention de leur visa étudiant, en détaillant les étapes clés : admission, paiements, validation des documents et suivi administratif.
1. Validation de l'admission du candidat par email- Envoyer la "Letter of Acceptance" officielle en annexe de votre email, complétée et signée de votre part en y apposant le tampon de SLL
- Joindre le "Welcome Student Guidebook".
- Créer le "Financial Form" dans Stacker, puis le communiquer au participant.
2. Gestion du paiement de l'acompte
- Une fois le formulaire financier complété par le candidat, émettre la facture d'acompte correspondant à 25% du minerval.
- Envoyer la facture d'acompte à l'apprenant.
- Attendre la confirmation du paiement de l'acompte par notre service comptabilité. Les paiements internationaux ne sont pas toujours indiqués automatiquement dans Stacker.
- Dès confirmation du paiement de l'acompte, compléter le "Modèle de formulaire standard" avec les informations de l’apprenant et le signer.
- NB: cocher la case "est admis.e aux études..."
- Envoyer ce document à l’apprenant. Ce document sera présenté aux autorités compétentes au moment de l’émission du visa étudiant du pays résident de l'apprenant.
- L'apprenant doit retourner la page 20 du "Student Guidebook" dûment signée et complétée.
- L'apprenant doit verser la somme minimale de 12 000 €, correspondant à 12 mensualités de 1 000 €, sur le compte bancaire de SLL.
- Ce montant est indépendant au paiement du minerval.
- Cette somme sera remboursée mensuellement par notre service comptabilité à l’apprenant.
- Une fois la somme de 12 000 € versée, vérifier avec la comptabilité que le montant est bien réceptionné.
- Si c’est le cas, envoyer le "Block Account Certificate" dûment complété et signé.
- Différencier "orientation year" et "academic year"
- L'apprenant doit régler ses tuition fees conformément au plan de financement qui aura été convenu lors de son inscription au programme.
- Facturer des "visa tax" à hauteur de 150 € par candidat.
- La "visa tax" est payable en une seule fois à la première échéance.
7. Suivi et archivage
- Assurer le suivi de chaque étape et conserver une trace de toutes les confirmations et documents dans le dossier de l'étudiant.
- Supprimer toutes les données sensibles quand le participant a été certifié (sauf les templates vierges !)
Copier Sue BLACK à toutes les correspondances : visa@solvay.edu